働き方改革 日報の活用ガイド

部下の残業を減らすために上司が今すぐできる3つのこと

2020年8月11日

部下の残業がなかなか減らず、お困りではありませんか?残業が減らない原因は、単純に仕事の量が多すぎる場合もありますが、多くの場合、上司の取り組み方や考え方次第で残業を減らすことができます。

では、部下の残業を減らすためにはどのようにすると効果的なのでしょうか。

部下の残業を減らす画像

部下の残業を減らすポイント① プロセスでなく「結果」で評価する

部下のモチベーションアップのためには、結果ではなくプロセスで評価するほうが効果的だといわれます。

もちろん、仕事内容にスポットが当てられている場合は問題ありません。しかし実際は「どれだけ長い時間働いたか」が重視されるケースが多いのです。長く働いている=頑張っているとみなされるためです。

長時間働くと評価が上がり、残業代がつくため給料も上がる。これでは残業が減ることはありません。部下の残業がなかなか減らないときは、部下の評価の仕方が適切かどうか見直してみましょう。

結果で評価するといっても、売上などの最終結果のみに注目せよといっているわけではありません。その人自身の目標がクリアできた時に、評価をすればよいのです。長時間働いているのだから頑張っているはずだと評価するのではなく、具体的な仕事内容に着目することが大切です。

プロセスでなく「結果」で評価する画像

部下の残業を減らすポイント② 期限を早めに設定する

学生の頃に宿題を先延ばしにし、提出期限ぎりぎりに急いで取り組んだ経験はありませんか?期限に余裕があると思うと、ついついのんびりしてしまうことが多いのではないでしょうか。仕事もこれと同様です。

部下が仕事に取り組みやすいようにと余裕をもって期限の設定をすると、ついだらだらと仕事に取り組んでしまい、結局は期限ぎりぎりまでかかり、残業をしてようやく間に合うということがあります。

しかし期限を早めに設定することで、部下は計画的に仕事に取り組まなければならなくなり、結果的に効率よく仕事を終わらせることができます。ムリな期限設定はしてはいけません。無駄なく効率的に取り組めば、この日までに終わるという期限に設定しましょう。

 期限を早めに設定する画像

部下の残業を減らすポイント③ 優先順位を示す

大抵、仕事は一つだけ請け負うのではなく、いくつか並行して取り組まなければなりません。このとき優先順位をつけて取り組むことができれば、同時にすべてを終わらせる必要はないとわかるため、残業してまで取り組む必要はなくなります。

しかし優先順位をつけられない場合、すべての仕事を同時におこなわなければならなくなるため、残業が増えてしまいます。

部下に仕事を頼むときは、「急ぎでお願い!」などあいまいな頼み方はせず、「◯◯日までにできる?」 とお願いするようにしましょう。期限が明確になっていれば、優先順位がつけやすくなります。

また、部をまたいだプロジェクトを請け負っている場合、どちらの指示を優先すべきかわからなくなることがあります。このような事態を防ぐため、組織の中で優先順位のつけ方を確認しておくことをおすすめします。

残業を減らして快適な職場環境に

残業が多いのは仕事の量が多いせいだと考えがちですが、実は作業効率を上げる工夫をすることで、解消することが多いもの。業務効率化に最適なのが日報です。

 

日報の書き方のコツ

どうやって進めればよいかを自分で考えさせ(Plan)自分で行動し(Do)振り返り(Check)次に活かす(Act)という、いわゆるPDCAサイクルを回せるテンプレートを設定すると良いでしょう。

こうして毎日日報を書き続けると、表現力の引き出しが増えて、文章力がつきます。事実や考えを言語化できないと、顧客への提案もできません。実践を通じて得た学びをもとに、どうしたら次はうまくいくのかを自分で考えさせることで、主体性を持たせることができます。

とはいえ、これらは1人で行うのではありません。上司と一緒に振り返ることが重要です。

PDCAサイクルを回す日報テンプレート

 

日報を通じてコミュニケーションを図る

「日報=部下が上司に報告する」という一方通行のものにするのではありません。大切なのは日報を通じてコミュニケーションを図ること。読み手(上司)が求めている情報は、あなたがどのようなPDCAを回しているのか、業務の進捗はどうなっているのか、なにか困っていることはないか、ということです。

そういった情報を記載することで、上司がコミュニケーションをとりやすい環境が整い、マネジメントしやすい職場環境になります。

 

日報で心理状態が見える

毎日日報を書いていると定型化してきます。ただ、ちょっとした心理的変化を日報に記載することで日々、内容の異なる日報を作成できるようになります。その文化があなたの会社に浸透すれば、心理的変化から退職リスクなど上司が察知しやすくなり、より良いマネジメント、会社運営の役に立ちます。

理想的なのは、チームや職場の全員で日報を共有すること。みんなで業務の進み具合を確認するだけでなく、コミュニケーションを円滑にし、抱えている悩みなどの内面的なケアーも可能になります。

まとめ

日報は、共有することでマネジメントの武器になります。さらに、情報共有のしやすさや社内コミュニケーションとして活用するなら、デジタル化したほうが効果的です。

日報もアプリでスマートに管理する時代。新しい形の日報を、ますは無料でお試しください。

 

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