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5分で提出できる!日報の書き方3つのポイント

2017年10月23日

「日報を書くのが面倒」ではありませんか。日報は、うまく使えば大きな成果を出すツールに変身します。

5〜10分で提出でき、メンバーへの情報共有もできるようになれば、周囲の評価も高まります。サクッと提出できる「デキる」社員を目指しましょう。

日報の書き方3つのポイントの画像

まず「日報を書くメリット」を考えよう

日報を書くメリットは主に2つあります。

①振り返りができる

成果を上げるには「常に振り返ること」が重要です。オススメしたいのが「今日1日の仕事を2つに分類する」という方法。

  1. うまくやり遂げられたもの⇒よりうまくいかせる方法を考える
  2. うまくいかなかったもの⇒原因を探り、うまくいくようにする方法を考える

何が障害になっているのか、どうしたらうまくいくのか、考えてみましょう。

 

②情報やノウハウを効率的に共有できる

うまく行かせるヒントを見つけたら、日報で共有しましょう。他のメンバーがマネできます。

また、問題を共有することで、誰かが協力を申し出てくれることもあるでしょう。日報なら自然なノウハウの共有が進み、コミュニケーションが活発になります。

 

ノウハウを共有する画像

5分で提出できる!日報の書き方

① テンプレートで簡潔に

項目をあらかじめ決めておけば、何を書かくか悩んだり、報告すべき内容を漏らすこともありません。読む側も、理解しやすくなります。

オススメ日報テンプレート

今日の目標
今日の結果
良かった点(うまくいった仕事の中で、うまくいかせる方法)
課題点と改善策(うまくいかなかった要因を取り除く)
明日の目標

ポイントは「良かった点」と「課題点と改善策」を取り入れることです。

たったこれだけで生産性は日々向上し、間違いなく大きな成果をあげられるようになります。

 

② 作業内容を書いたスケジュール表から転記する

今日1日何をしたのか思い出すのは、意外と手間がかかります。スケジュール表に、作業内容も入れておきましょう。

そうすれば、予定表やタスクリストから転記するだけで、日報が書けるようになります。

今日の実施事項
10:00-10:30 課長MTG⇒進捗状況を相談
10:30-12:00 A資料作成
13:00-14:00 鈴木商店訪問
14:30-16:00 B資料作成

 

③ 「できたこと」にも着目しよう

「今日できなかったこと」に着目し過ぎると日報を書く手が止まり、書くこと自体がイヤになります。「できたこと」に着目しましょう。

反省点しか浮かんでこないときは「うまくいかないことから何を学んだか?」考えてみましょう。日報は自己肯定感を高め、明日へのモチベーションを高めるツールとして使うと効果的です。

「できたこと」に視点を切り替える画像

日報アプリgamba!について詳しくはこちら

日報を効率化!日報共有アプリ「gamba!」でできる3つのこと

日報フォーマット搭載!目標管理も同時にできる

gamba!は5種類のテンプレートを搭載。書くべき項目をあらかじめ設定することで、報連相漏れをなくします。もちろん、カスタマイズも可能!すぐに日報を書くことができます。

また、日報と一緒に売上や契約件数などの報告も可能!部署全体の目標進捗が自動集計され、達成率がグラフ化されます。

日報画面

 

Googleカレンダーからスケジュールを同期できる

日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいもの。そんななか、「今日何したんだっけ?」と思い出しながら書くのは時間がかかり、日報を面倒臭いと思わせる大きな要因です。

でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー!予定をカンタンに日報に貼り付けることができます。

Googleカレンダーの画像

 

どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる!

スマートフォンアプリがあるので、通勤途中に目を通したり、会社に戻らず直帰するとき、出先から日報を提出できて便利です。

さらに、LINEのようなチャット機能も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使うのがベターです。

チャット

5分で提出できる!日報の書き方3つのポイント まとめ

日報共有アプリgamba!(ガンバ)には、たった5分で素早く日報を作成するための機能が満載。 「毎日の5分の習慣」で、仕事のレベルは確実に高まります。

外出先や移動中に日報を書いたり、部下にコメントを手早く返すことができれば、仕事の能率がグッとあがります。日報のために、わざわざ会社に戻る必要はありません。便利な機能で、これまであなたのチームを煩わせていた作業を全て一掃できます。

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