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5分で提出できる!日報の書き方3つのポイント

2017年7月12日

「日報を書くのが面倒」ではありませんか。なぜ、日報を書く必要があるのか、疑問に思っている方も多いのではないでしょうか。

日報をうまく使えば、大きな成果を出すツールになります。5〜10分で提出でき、メンバーへの情報共有もできるようになれば、周囲の評価も高まります。

日報を書く意味とメリットを再確認し、日報をサクッと提出できる「デキる」社員を目指しましょう。

日報の書き方3つのポイントの画像

日報を書くメリット

成果や課題を振り返ることができる

目の前の仕事に忙殺されているだけでは、成果を上げることはできません。良かった点、どこまで成果を出したのか、どのような課題に対応すべきか、常に振り返ることが重要です。

振り返りを効率化する2つの観点

生産性を高め、より多くの成果をあげるのにオススメしたいのが「今日1日の仕事を2つに分類する」という方法です。

  1. 思い描いた通りうまくやり遂げられたもの
  2. 逆にうまくいかなかったもの

その上で、以下の観点から振り返ってください。

  1. うまくいった仕事から、さらにうまくいかせる方法
  2. うまくいかなかった原因を探り、うまくいくようにする方法

うまくいったやり方を増やすことができれば、生産性は確実に高まります。

逆に、うまくいかない仕事には、原因があります。何が障害になっているのか、どうしたらうまくいくのか考えてみましょう。

振り返りをする画像

情報を効率的に共有できる

仕事はチームメンバーが協力することで、進んでいきます。他の部門からも協力を仰いだり、社外の専門家の力を借りながら、というケースもあるでしょう。

チームで円滑に進めるには、「情報の共有」がカギ。取り組むべき課題、やらなければいけない作業がどこまでできたのか、順調に進んでいるか、共有すべき情報はたくさんあります。


日報なら進捗状況を簡単に効率的に共有できる

情報共有のためだけに打ち合わせをするのは、時間の無駄です。日報なら、進捗状況や問題点を簡単に書いてメンバーに送るだけで、情報共有ができます。

所要時間は5分〜10分。打ち合わせよりもずっと短い時間で済ませることができます。空いた時間はすべて、本来取り組むべき業務に当てられます。


日報は情報を受け取る側にとっても大きなメリットがある

自分とは関係ない進捗報告を聞くために、打ち合わせでじっと座っていたという経験はありませんか。また、パソコンを開いて別の仕事をし、議論に参加しない人をみかけませんか。

日報なら、空いている時間に必要な日報だけに目を通すことができます。海外駐在の同僚の情報も、お互いの時間を無駄にすることなく情報を受け取ることができます。

情報を受け取る側の画像

ノウハウを共有しコミュニケーションを活性化する

社員の持っているノウハウの共有は、実はとても難しいこと。さらに「ノウハウを言葉で書き表す」というのはもっと困難です。しかも、個人のノウハウは日々成長し、時代の要請に応じて変化します。


日報でノウハウを共有する

うまく行かせるヒントを見つけたら、日報で共有しましょう。他のメンバーがマネできます。あるいは問題を共有することで、誰かが協力を申し出てくれることもあるでしょう。

日報なら、このような日々のやり取りを通じて、円滑で自然なノウハウの共有が進みます。すると、コミュニケーションが活発になります。

思わぬ人から反響がくると、新たな価値に気づくことができたり、新たな人脈ができます。すると、チームは新たなノウハウを獲得することができます。ノウハウ共有はコミュニケーションがあってこそ可能なのです。

ノウハウを共有する画像

5分で提出できる!日報の書き方

日報の書き方① テンプレートで簡潔に

項目をあらかじめテンプレートで決めておきましょう。何を書かくか悩んだり、報告すべき内容を漏らすこともありません。読む側にとっても、形式が決まっているので理解しやすくなります。


成果を出す オススメ日報テンプレート

成果の出る日報を書くには「①思い描いていた通りうまくやり遂げられたもの、②逆にうまくいかなかったもの」を、先ほどの日報テンプレートに書き込んでみましょう。

今日の目標

今日の結果

良かった点(うまくいった仕事の中で、うまくいかせる方法)

課題点と改善策(うまくいかなかった要因を取り除く)

明日の目標

たったこれだけで、あなたのチームの仕事の生産性は日々向上し、間違いなく大きな成果をあげられるようになります。


「1日の作業記録」から脱却しよう

いま書いている日報は、ただの「1日の作業記録」になっていませんか。日報の価値を、半分も生かしていないことになります。紹介したテンプレートを使って、1日の振り返りを実践しましょう。

1日の作業記録の画像

日報の書き方② スケジュール表から転記する

今日1日何をしたのか思い出すのは、意外と手間がかかります。色々な案件を抱えていたり、突発的に作業が割り込まれると、振り返った時にわからなくなってしまいます。


スケジュール表は「予定の管理」だけではない

アポイントだけでなく、作業内容も入れておくのがオススメ。日報を書く際に、予定表やタスクリストから転記するだけで、日報が書けるようになります。

■今日の実施事項
10:00-10:30 課長MTG⇒進捗状況を相談
10:30-12:00 A資料作成
13:00-14:00 鈴木商店訪問
14:30-16:00 B資料作成

今日やったことが記録に残っていれば、振り返るのも簡単。スケジュール表は、やったことを記録しておくためのツールとしても重宝します。効率的な日報の書き方の一つとして、ぜひ実践しましょう。

スケジュール表から転記する画像

日報の書き方③ 反省ではなく「できたこと」にも着目しよう

多くの人は「今日できなかったこと」に着目し過ぎています。そのような日報は、できなかったことの言い訳に終始してしまいがちです。


「できなかったこと」に着目し過ぎない

日報を書く手が止まり、書くこと自体がイヤになります。日報は反省を書く場所ではありません。反省から新たな価値は生まれないのです。


「できたこと」に視点を切り替える

「できたこと」に着目し、生産性を高めることに意識を向けましょう。反省点しか浮かんでこないときは、次のような視点で振り返りましょう。

  • 昨日と今日で進歩した点はどこか?
  • 一日の仕事から何を気づいたか?
  • もっとよくなるためには?
  • うまくいかないことから何を学んだか?


良い例

今日の結果
売上目標の達成率は70%でした。一方で予約が20名入り、明日は目標達成できそうです。 キャンペーンが奏功しました。今後も定期的に開催したいと思います。


ダメな例

今日の結果
売上目標の達成率は70%でした。申し訳ありません。目標未達の敗因は、、、、

これでは書くこと自体が辛く、同僚のやる気までも奪ってしまいます。日報は自己肯定感を高め、明日へのモチベーションを高めるツールとして使いましょう。

「できたこと」に視点を切り替える画像

日報を効率化!日報共有アプリ「gamba!」でできる3つのこと

gamba!には、豊富な機能が搭載。日報を短時間で作成するために、オススメの機能を3つご紹介します。


国内最大級!8,000社登録のノウハウが詰まった日報テンプレートが使える

日報に何を書くかで、チームの成果はまったく異なったものになります。gamba!には「成果の出る日報の書き方」が、すぐに実践できる5種類のテンプレートが標準で搭載されています。

  • 日報テンプレート (目安15分)
  • 日報テンプレート (目安10分)
  • 日報テンプレート (目安5分)
  • 商談記録
  • ミーティング議事録

1クリックで記入欄に貼り付き、すぐに日報を書くことができます。もちろん、カスタマイズも可能!

日報の画像

Googleカレンダーからスケジュールを一発読み込みできる

スケジュール表から日報に今日の予定を転記するというのは、意外と面倒。gamba!なら、Googleカレンダーからクリック一発で今日1日の予定を日報にコピーできます。

Googleカレンダーの画像

どこでも日報を書ける!読める!

通勤途中にざっと部下の日報に目を通したり、あるいは会社に戻らず直帰するとき、出先から日報を提出できて便利!

gamba!なら、iPhoneとAndroid向けのスマートフォンアプリが用意されています。カフェでさっと日報を提出したり、移動中に部下の日報を確認して、いいね!やスタンプを送るなど、手軽に使えます。

どこでも日報を読める画像

5分で提出できる!日報の書き方3つのポイント まとめ

日報は、成果や課題を振り返ることができ、情報やノウハウを効率的に共有し、コミュニケーションを活性化する強力なツールです。

あらかじめテンプレートを決めて簡潔にまとめたり、スケジュール表から転記することで、効率よく作成できます。「できたこと」に着目し、心理的な負担を減らしましょう。

gamba!には、ノウハウが詰まったテンプレートがあらかじめ用意されています。Googleカレンダーからスケジュールの貼り付けもでき、スマートフォンアプリで外出先からも日報の提出ができます。

日報共有アプリ「gamba!(ガンバ)」には、たった5分で素早く日報を作成するための機能が満載です。 「毎日の5分の習慣」で仕事のレベルは確実に高まります。

gambaの画像

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