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日報は5分で提出できる!書き方3つのポイント

2016年11月14日

毎日、日報を書くのが面倒だなあ、と思っていませんか。もしそれが、5分ぐらいでサクッと書いて提出できて、しかも上司やメンバーへの情報共有が的確にできるようになったらとても仕事がはかどりますよね。

日報を面倒だと感じてしまう一番の理由は、何を書いたらいいか迷ってしまい、考え込んでしまう、というものです。毎日、その日の日報に何を報告するべきか考え込んでしまうと、手が止まってしまいます。何をどう書くか、あらかじめ決めてしまいましょう。書く内容を悩まずに済むようにしておけば、日報を書く時間は短縮できます。

この記事では、日報を短時間で作成できるようにするための書き方を3つご紹介します。

日報は5分で提出できる!書き方3つのポイント

日報の書き方1.テンプレートを決める

日報の書き方の1つめは、日報に書く内容をテンプレートにあらかじめ決めてしまうことです。たとえば、このような形式です。

今日の一言

■今日やったこと

■よかったこと

■問題点

■明日やること

■聞きたいこと・お願い事項

このように毎日日報に書く内容を決めておけば、何を書かなければいけないか悩むことがなくなります。報告すべき内容を書き漏らすこともありません。

日報を読む方にとっても、形式が決まっているのでとても読みやすく理解しやすくなります。

日報は5分で提出できる!書き方3つのポイント

日報の書き方2.予定表やタスクリストから転記する

日報の書き方の2つめは、予定表やタスクリストを使うことです。

意外と、今日一日何をしていたのか思い出すのは手間がかかるものです。特に、いろいろな案件を抱えていたり、突発的に作業が割り込まれたりすると、結局その日どんな仕事をしていたのか、何が進歩したのかわからなくなってしまいがちです。

そんなときは、予定表にミーティングのアポイントだけでなく、その時やった作業の内容も入れておくのがオススメです。TODOなどのタスクリストを使うこともできます。そうすることで、日報を書く際に予定表やタスクリストから転記するだけで日報が書けるようになります。

たとえば、このような形式です。

■今日やったこと
10:00-10:30 山田課長MTG⇒プロジェクトAの進捗状況について相談
10:30-12:00 プロジェクトAの資料作成
13:00-14:00 鈴木商店山本様訪問⇒プロジェクトBの進捗報告
14:30-16:00 プロジェクトBの資料作成

[x] プロジェクトAの資料
[ ] プロジェクトBの資料⇒明日完成見込み

今日やったことが記録に残っていれば、振り返るのも簡単になります。

今日一日のことですら、人はすぐに忘れてしまいます。頼るべきは記憶ではなく、記録です。予定表やタスクリストは、やるべきことを記録するのではなく、やったことを記憶しておくためのツールとしてもとても重宝します。

効率的な日報の書き方の一つとしてぜひ実践してみてください。

日報は5分で提出できる!書き方3つのポイント

日報の書き方3.反省ではなく「できたこと」に着目しよう

日報の書き方の3つめは、テクニックというよりは、日報の考え方や視点を変えることで、日報を書くこと自体の生産性を上げる方法です。

誰でもつい、日報を書く際に「今日できていないこと」に着目しがちです。ですが、できていないことに着目すると、やる気が減退します。そうすると、つい日報を書く手が止まり、さらには日報を書くこと自体がイヤになります。

日報は反省を書く場所ではありません。人の反省文は誰も読みたくないし、反省から新たな価値は生まれないのです。

むしろ「できたこと」に着目することで、気持ちの持ち方を変え、生産性を高めることに意識を向けた日報の書き方をしましょう。

そのためには、次のような視点で今日一日の仕事を振り返ります。

  • 昨日までの自分と今日の自分で進歩した点はどこか?
  • 今日できたこと・よかったことは何か?
  • 今日自分は一日の仕事から何を感じたのか?
  • 明日はもっとよくなるためにどうしたらいいか?

たとえば、このような内容です。

今日の一言
今日の売上目標50万円に対する達成率は70%にとどまり、未達でした。
一方で明日の間際の予約がいつもよりも20人ほど多く入ってきて、明日は売上目標を10%ほど上回って達成できそうです。
特に、ここ数日実施したキャンペーンが奏功したようです。キャンペーンは残り1週間ですが、今後もこの施策を定期的に開催していきたいと思います。

もしこれを次のような書き出しにしてしまうと、書くこと自体が辛くなるだけでなく、メンバーもやる気までも下がってしまいますよね。

今日の一言
今日の売上目標50万円に対する達成率は70%にとどまり、未達でした。もうしわけありません。
目標未達の敗因は、、、、

日報は書き方一つで、自分自身に対する肯定感を高め、明日へのモチベーションが高めるツールとして使うことができます。

日報は5分で提出できる!書き方3つのポイント

5分で提出できる日報の書き方まとめ

日報は毎日のことなので、できる限り手短に手早く報告するのがベストです。かといって、今日の作業の内容や出来事を事務的に書くだけのためのものでもありません。

日報は、事実は事実として簡潔に伝えつつ、今日一日の仕事の中から得た気づきや学びを共有し、より仕事のレベルを高めるツールです。

日報共有アプリ「gamba!(ガンバ)」には、毎日たった5分で素早く的確な日報を作成するための機能が満載です。 毎日たった5分で日報を作成でき、チームメンバーの仕事のレベルを高めることで、チームの成功のお役に立ちます。

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