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週報でPDCAサイクルを回す!デキる部下を作る週報の書き方

2018年10月2日

忙しい毎日を送っているとつい目先のことに気を取られてしまいますが、仕事のパフォーマンスを上げるには一週間を振り返ることが大切です。

それも、頭の中でなんとなく振り返るだけではなく、言葉に記すことで確実な振り返りができるようになります。

つまり週報を書くことで、PDCAサイクル、Plan(計画)Do(成果)Check(振り返り)Action(改善行動)を回す習慣が身につき、仕事の精度は上がります。

一流のリーダーになるには、「いま現場で何が起きているのか」「いま現場の課題は何なのか」を、いち早く知っておく必要があります。

そのような週報をしっかり部下に書いてもらうためには、どのようにしたらいいでしょうか。

PDCAサイクルを回す画像

週報を書くメリット

週報の目的は主に3つあります。この目的をしっかりと部下に理解させましょう。

「考える癖」をつけることで課題解決ができるようになる

一週間で行ってきた事を振り返ることで「なんでこの結果になったのか? 理由は何だろう?次回はもっとこうすればいいのではないか?」と部下は自問をします。

すると、何度も同じような原因が登場することに気づきます。そしていつの間にか、「あっ、これだな……」とすぐに原因に辿り着けるようになります。

このように結果分析を続けていけば、いずれ自分で問題点が分かるようなってくるのです。

上司がPDCAサイクルを回す手助けをする

目標に対する進捗の報告をしてもらうことで、上司は状況を把握し、部下へ具体的なアドバイスができます。その時に重要になるのがPDCAサイクルを回すこと。

Plan(計画)Do(成果)Check(振り返り)Action(改善行動)という流れを作ることで、部下の仕事の精度は上がります。

部下がPDCAサイクルを回せるように、アドバイスという名のヒントを与えるのが上司の仕事であり、週報はその手助けとなってくれます。

上司と部下のコミュニケーションを深めることができる

人材不足の昨今、プレイングマネジャーの増加や、飲み会を嫌がる若手社員が増えたことにより、コミュニケーションをとる機会が減っています。

そんな中、「仕事が滞りなく進んでいるのか」「何か困っていないか」などを把握するために必要なのが、日報であり「週報」です。

コミュニケーションを深める画像

週報テンプレートを用意しよう

週報の基本構成は①目標、②結果、③理由、④改善策、⑤今週の予定、の5構成。

このようにすることで、先週の目標が最終的にどのような結果に結びついたのか?その理由や改善策とともに今週の行動予定にどう反映するのか?ということが明確になります。

たとえば、こんなテンプレートを用意してみましょう。

週報テンプレート

  • 先週の目標(○件/○円)
  • 先週の結果(○件/○円)
  • 結果の理由
  • 改善策(どんな施策を○件行う等)
  • 今週の予定(スケジュール)

各自がバラバラの書式で週報を書くのではなく、このようにある程度フォーマットを決め、それに沿って書くようにしてもらうようにしましょう。

そうすることで、部下の目標と成果を見比べ、アドバイスや評価がしやすくなります。

週報を書く画像

改善策は具体的な数字を使うよう心がける

結果は数字で示すことを心がけましょう。目標に対する結果がわかりやすくなります。

目標に対して結果が未達なら数字を伸ばす方法を、達成していればより数字を増やす方法を、具体的にどんな改善策をとっていくのか考えさせましょう。

「もっと積極的に声かけをしなければならないと感じた。」といった抽象的な内容はNG。「アプローチ数を10件増やす」といった数字を入れた具体的な行動レベルで記載することが重要です。

もし、日報は書かずに週報だけ書かせるといった場合は、「気づき」と「不明点」という項目も作ってあげると良いでしょう。現場で働く社員の気づきは、会社にとって大きな財産となります。

また、不明点を解消してあげることで、部下の不安は和らぎます。貴重なコミュニケーションツールとして使いましょう。

具体的な数字を使う画像

週報が書ける日報アプリ詳細

週報が書きやすい日報アプリgamba!(ガンバ)とは

みなさんの会社では週報をどうやって書いていますか?紙に書く、メールで送る、エクセルに入力するといった方法をとっている会社も多いでしょう。しかし、日報や週報は情報共有ができるツールを使うともっと活用できます。

共有することで、全体目標を達成させるノウハウを共有できる環境になっていきます。また、後で参照できるので、別の部下が似たような問題を抱えたときに、解決策を提示してあげることもできます。

そこで週報を書くのにオススメなのが日報共有アプリgamba!(ガンバ)。スマホ・タブレット・PCで使え、日報や週報を社内でシェアすることで、業務進捗の把握や社内コミュニケーションを行える社内SNSです。

日報や週報でPDCAサイクルを回していく・・・それを可能にするのが、いま注目されているgamba!(ガンバ)です。

週報アプリ

テンプレートを登録できる

このような週報のテンプレートを登録しておけば、自然とPDCAサイクルは回ります。

日報テンプレートの画像

日報を見ながら週報が書ける

週報を書く際、スケジュール帳やカレンダーアプリなどの記録を見返して書く方が多いのではないでしょうか。これが結構面倒臭い作業だったりしませんか?

gamba!の2画面表示を使えば、右側に日報を表示させつつ、左側で週報を書くことができます。また下の画像のように、週次ミーティングでの議事録を書くのにも便利です。

週報の書き方

 

Googleカレンダーの予定をコピペできる

部下の次週の動きは必ず把握しておきたいところ。そんな時は無料で使えるGoogleカレンダーがオススメです。

Googleカレンダーはスケジュールを共有できるので、誰がいまどんなスケジュールで動いているのかが一目瞭然。そんなGoogleカレンダーのスケジュールを日報にコピーする機能があるのがgamba!です。

週報を書く際に、一番面倒くさいのが「スケジュールの転記」ではないでしょうか?いちいち手帳やカレンダーアプリから転記しているから、週報を書くのが億劫になるのです。

gamba!ならわざわざ転記したり、コピペする必要はありません。クリック1発でカンタンにスケジュールの貼り付けできるので、週報もラクラク作成できます。

Googleカレンダー連携の画像

 

スケジュールと結果を照らし合わせる方法もオススメ

Googleカレンダースケジュールに対して、どんな行動をし、どんな結果に至ったのかを記入します。

こうすれば、日報や週報がカンタンに書けます。なるべく部下の日報・週報を書く時間を減らしたいとお考えでしたら、この方法がオススメです。

日報の画像

週報はアプリでカンタンに作成しよう

週報を書くということは、自らの仕事ぶりを振り返ること。つまりPDCAサイクルを回す習慣が身につけば、自然に仕事の生産性やクオリティが上がり、業績に大きく貢献できます。ぜひ、この機会に週報の書き方を見直してみてください。

報告内容をテンプレートで決め、目標や結果、改善策を明確にし、それに対して上司はアドバイスや激励のコメントをする。この積み重ね=日報でPDCAサイクルを回していくことが、部下の成長、ひいては会社の業績アップに繋がるのです。

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日報・週報はアプリでスマートに管理する時代。新しい日報の形を、まずは無料で試してみてはいかがでしょうか。

gamba!の画像


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