【無料利用可能】Googleサイトを使った社内wiki
この記事では、Googleサイトを使用して社内wikiを作成する方法を詳しく説明していきます。社内wikiは情報の共有や知識の蓄積が容易になり、業務効率の向上にも繋がります。
Googleサイトを利用することで、簡単に社内wikiを作ることができます。
Googleサイト以外におすすめの社内wikiツールはこちらから
目次
Googleサイトとは？
Googleサイトは、Googleが提供するウェブサイト作成ツールです。誰でも簡単にウェブサイトを作成できるようになっており、コーディングの知識がなくても問題ありません。
また、Googleサービスとの連携が容易で、GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートなどを直接ページに埋め込むことができます。
Googleサイトを社内wikiとして利用するメリット
Googleサイトを社内wikiとして使う理由はいくつかあります。まず、Googleサイトは無料で利用でき、手軽に始められる点が魅力です。
簡単な操作でページの追加や編集が可能であり、社内の情報共有を円滑に行うことができます。
また、Googleサービスとの連携が良く、社内で既に利用されているGoogleドライブやGoogleカレンダーとも容易に組み合わせることができます。
Googleサイトの作成方法
Googleアカウントの取得
まず、Googleサイトを利用するためにはGoogleアカウントが必要です。すでにアカウントを持っている場合は、そのまま利用できます。持っていない場合は、Googleアカウントを作成しましょう。
Googleサイトを開始
Googleアカウントにログインした状態で、Googleサイトのホームページにアクセスします。そこで、「新しいサイトを作成」をクリックして、新たなサイトの作成を始めましょう。
テンプレートの選択
Googleサイトでは、いくつかのテンプレートが用意されています。テンプレートを選ぶことで、デザインやレイアウトがあらかじめ設定された状態でサイト作成が始められます。適切なテンプレートを選択して、カスタマイズを進めていきましょう。
社内wiki利用の際におすすめのテンプレートは、ポータルです。
サイト名とURLの設定
サイト名は、ページのタイトルやURLに影響します。
適切なサイト名を設定し、URLも確認しておきましょう。必要に応じて、URLも変更することができます。
Googleサイトでのコンテンツの追加方法
テキストの追加
Googleサイトでテキストを追加するには、「挿入」タブから「テキストボックス」をクリックし、ページ上に配置します。
テキストボックスをクリックしてテキストを入力し、必要に応じて書式を調整しましょう。
画像と動画の挿入
画像や動画を挿入するには、「挿入」タブから「画像」や「動画」を選択し、ファイルをアップロードまたはURLを入力します。適切な位置に配置し、サイズやスタイルを調整しましょう。
ファイルのアップロード
Googleサイトでは、Googleドライブに保存されたファイルを簡単に埋め込むことができます。これにより、社内wikiで必要なファイルを共有することができます。
「挿入」タブから「Googleドライブ」を選択し、埋め込みたいファイルを選択しましょう。
ページの共有とアクセス権の管理方法
アクセス権の設定
社内wikiを適切な範囲で共有するために、アクセス権を設定しましょう。
「他のユーザーと共有」から「アクセス権」を選択し、共有範囲や編集権限を設定します。
Googleサイトで社内wikiを利用するコツ
構造とナビゲーションを明確にする
社内wikiを使いやすくするために、コンテンツの構造を明確にし、簡単なナビゲーションを提供してください。
ページをカテゴリやセクションに分け、関連するサブページをリンクできるようにしてください。また、トップページには、よく使われるページへのリンクや新着情報などを掲載すると便利です。
検索機能を活用する
Googleサイトには、検索機能が搭載されています。ページ内で検索ができるように、適切なキーワードやタグをページに含めることが重要です。
これにより、従業員が必要な情報を素早く見つけることができます。
更新とアクセス権の管理
社内wikiは常に最新の情報を提供することが重要です。ページの更新を定期的に行い、古くなった情報を削除または修正してください。
また、ページの編集や閲覧に関するアクセス権を適切に設定し、情報の共有や保護を行ってください。これにより、社内の情報が適切に管理され、効果的に活用されます。
まとめ
この記事では、Googleサイトを利用して社内wikiを作成する方法を解説しました。Googleサイトは簡単に操作でき、社内情報の共有に適しています。
ぜひこの記事を参考に、自社の社内wikiを作成してみてください。
最後に
Googleサイト以外にも、多数の社内wikiツールは存在しています。
社内wikiやナレッジ共有ツールの比較をしたい方は下記記事を参照下さい。
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