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部下の本音と向き合い、成果を出す仕組みづくりとは

2018年1月3日

出世に興味が無い、敬語が使えない、仕事が終わらなくても定時で帰りたがる…。ゆとり世代の割合が社内でも年々増え続け、マイナス面ばかりではないものの、彼らにはしつけの範疇に入るような手取り足取り指導が必要な場面がよくあります。

上司は、自分が受けてきた社員教育が今や通用しない現実に苦労されているのでいないでしょうか?「背中を見て覚えろ」のロジックでは、一人前になるまでに時間もかかり、あらゆる意味でかえってロス。かといって上司も激務の中で直接、部下に割ける時間は一日においてそう多くはとれません。

採用後、研修に予算や時間をかけてもすぐに退職されてしまっては、初期コストを捨ててしまうようなもの。何度も新たな採用に踏み切るよりは、人材難の昨今、既にいる中堅社員をフルに活用し、育成しながら人材を育てる仕組みを作った方がより建設的です。

未来の管理職になりうる人材を発掘するためにも、人材を育成するチームをセクション内に構築することは有効。部下を育成することができるチームは、全体のパフォーマンスが高い。部下を育てつつ、組織全体の力を成長させるには、どうしたらよいのでしょうか?

後輩社員の本音と向き合い、成果を出す仕組みづくりとは

部下の育成①専任教育係を作る

30代前半までの、管理職候補と言える中堅社員を、専任教育係に任命しましょう。個人の業務スキルが高くても、管理職になったとたんに人員をうまくまとめられず、部署としての業績を出せない社員も多くいます。

なるべく若いうちに部下を育成する経験を積んでおくことで、やがて管理職になった時にその経験を活かすことができます。若い社員にとっても、世代が少しでも近い中堅社員のほうが本音を語ったり、相談をしやすいもの。

配送業務に携わるAさん(28歳・男性)は、新卒男性Bさん(22歳)の専任教育係を任命されました。Aさんは意気揚々と後輩の指導にあたりますが、何回言ってもBさんは同じミスを繰り返します。メモをとらせたり細々と指導するものの、ミスはなかなか改善されません。

Aさんは自分の指導力が足りないのだろうかと、反省するという毎日を過ごしていました。そしてAさんはじっくりとBさんの話をヒアリングしているうちに、あることに気づきました。その工程自体が何年も変えていない複雑なものであり、重複した無駄な作業が多いということに。

AさんはBさんの話を参考にしながら、すぐさま改善案を部署に提案。長年続けていた工程を少し変えることで簡素化され、年間に換算すると大きなコストダウンに繋ったそうです。

Bさんはその工程に疑問を抱きながら業務をしていたため、なかなかその工程を覚えられない状況であったそうです。そしてBさんも年齢が比較的近いAさんであったから本音が話せたとい言います。

若い社員の新鮮な視点で見える会社の改善点を、上手く拾い上げたよい事例です。専任教育係がいることで若い社員の状況が細かく把握でき、それと同時に教育係側の中堅社員も人を育て、耳を傾ける経験を経て、大きく成長することができます。

専任教育係の画像

部下の育成②管理職と専任教育係で状況共有をする

専任教育係は自分の業務に加えて、部下の面倒を日頃見るようになります。その負担は大きく、専任教育係本人の業務が滞ったり、育成に関わる問題を一人で抱え込んでしまいがちです。

専任教育係の報告を部署内で共有し、時には人事部とも連携をしていくことで、部下の問題点や成長の過程を共有できます。定期的に人材報告会を実施し、人材育成は組織で役割分担しカバー・サポートしあうものという位置づけで進めれば個人の負担を軽減できるのではないでしょうか。

デザイン部門に従事するCさん(30歳女性)は、専門学校を出たばかりのDさん(20歳女性)の専任教育係を任命されました。デザイン業務が好きで実際にそのスキルが高いCさんは人との関わりや組織間の連携を重視しないまま社歴を重ねてきました。

最初は自分の仕事をしながら後輩を育成するという意味がよく分からず、多少感情の起伏が大きいDさんの教育に負担を感じながら過ごしていたそうです。ある日の人材報告会において、現状報告をすると同時に自分の行き詰っている心象を吐露しました。

管理職には、Cさんが淡々とこなしているように見えていましたが、Cさんが抱えていた深い悩みをそこで始めて知りました。それから、管理職たちからもDさんに声をかけ、気にかけながらCさんと連携して業務を進めるようになり、組織で物事を共有することでCさんの負担も軽減され、スムーズに流れるという体験ができました。

優れたスキルを持ちながらも、順序を踏まえるステップをおろそかにしがちだったCさんは、組織で仕事をするという概念を学び、今ではデザイン部門を統括するリーダー職に就いています。人材育成という名目の元に、様々な立場の社員が交流し悩みや喜びを共有することは、チームとしての結束力を高め、諸問題にチームで対応する力を高めることにつながります。

管理職と専任教育係で状況共有をする画像

部下を育成し成果を出す日報アプリはこちら

部下の本音と向き合い、成果を出す仕組みづくりとは まとめ

部下を育成し成長するチームを作るためには、個人と組織をうまく連携させるところにポイントがあります。世代や人材が重なり合うことで、既存のフォーマットが現代にそぐわないことへの改善に繋ったり、コストをかけずとも未来の管理職候補生育成の場にもなりえます。

部下を育成することができるチームは、全体のパフォーマンス力も結果的にアップします。育てる側も育てられる側も、そしてチームも大きく成長するよいチャンスになるでしょう。

日報アプリを使って目標達成の仕組みを作ろう

「うまくいったことを仕組み化させる」、「うまくいっていないことをうまくいくように修正する」、「気づきを共有し、再現性を高める」の3つを実践できれば、チームは必ず目標を達成できます。

日々の仕事を振り返るために最適なツールが「日報」です。今回は国内最大級の登録実績を誇る日報共有アプリ「gamba!(ガンバ)」をご紹介。gamba!を使うと何が変わるのか、目標達成するチームづくりにどう貢献するのか解説します。

全体

①行動を振り返り、修正できる

うまくいったことは、そのやり方を繰り返せば更に大きな成果が生まれます。日報でその日の仕事を振り返ることは、大きな意味があります。

書き方がバラバラだと、内容に個人差が出たり、報告すべき内容が漏れます。

gamba!にはフォーマットが用意されているので、何を書こうか悩んで日報作成に時間を費やしたり、報告漏れを防ぎます。

テンプレート

 

②情報の横展開ができる

メールだと1:1のやり取りになりがちです。日報は共有することに意味があります。

また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。

上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる

みんなからコメントがもらい、問題解決ができます。

また、いいところを褒めると、部下のモチベーションは上がります。

「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る!」この繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。

チームワークが良くなる

各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかわかります。

そうすると、周囲も積極的にフォローができ、連携がよくなります。

 

③競争心に火がつく

日報と一緒に売上報告するだけで、達成率の推移をグラフ化できます。

メールの日報のように、メールとエクセルを両方開く必要はありません。

実績の見える化で競争心が刺激され、これまで以上に切磋琢磨する風土が醸成されます。

バーなし

 

④どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる!

スマートフォンアプリがあるので、通勤途中に目を通したり、会社に戻らず直帰するとき、出先から日報を提出できて便利です。

さらに、LINEのようなチャット機能も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。

仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使うのがベター。

チャット

 

⑤Googleカレンダーからスケジュールを同期できる

日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいもの。

そんななか、「今日何したんだっけ?」と思い出しながら書くのは時間がかかり、日報を面倒臭いと思わせる要因。

でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー!複数の予定をカンタンに貼り付け、週報もラクラク作成できます。

カレンダー

いますぐ日報アプリを試してみよう

日報共有アプリgamba!には、目標達成を実現するためのツールが満載です。

外出先や移動中に日報を書いたり、部下にコメントを手早く返すことができれば、仕事の能率がグッとあがります。

日報のために、わざわざ会社に戻る必要はありません。便利な機能で、これまであなたのチームを煩わせていた作業を一掃できます。

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日報もアプリでスマートに管理する時代。新しい日報の形をまずは無料で試してみてはいかがでしょうか。

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