日報の書き方とは？上司に評価される書き方や記載内容、例文を徹底解説

「日報って何を書いたらいいんだろう…」
「毎日書いているけど、上司に評価されている気がしない」
「書くことがなくて、いつも同じ内容になってしまう」
このような悩みをお持ちの方は多いのではないでしょうか。 せっかく日報を書くなら、上司にきちんと評価されたいですよね。
先に結論を示すと、日報には「その日に行った業務」「得られた成果」「困っていること・課題」「翌日の予定・次の行動」を書きます。件数・時間・進捗率などの数字を添え、読み手が状況と次の対応を判断できる内容にすることがポイントです。本記事では、NG例とOK例、職種別例文、書くことがない日の対処法を紹介します。

そもそも日報とは？

日報は、社員がその日の業務内容、成果、課題、次の行動を上司やチームへ共有する業務報告です。記入項目は目的によって異なり、研修日報では学びや振り返り、営業日報では訪問・商談の結果や次の対応などが重視されます。

日報の目的

成果報告

日報は、上司がメンバーの業務内容、進捗、成果、困りごとを把握するための情報源です。事実と結果を具体的に共有すると、上司は支援が必要な点や、翌日に確認すべき点を判断しやすくなります。評価を意識して成果だけを強調するのではなく、未完了の業務や課題も事実に沿って記載しましょう。

自分自身の成長

日報を書くと、その日の行動と結果を振り返り、うまくいった理由や改善点を整理できます。気づきだけで終わらず、次に試す行動まで言葉にすると、同じ課題への対応を見直しやすくなります。また、読み手を意識して簡潔にまとめることは、業務を説明する練習にもなります。

参考：日報とは？やる意味や書き方、例文・テンプレートを紹介

社内コミュニケーション

日報を通じて社員と管理者のコミュニケーションを促進することができます。単なる業務報告だけでもメンバーの状態を知ることができますし、例えば「所感（自由記入欄）」で自身の思いや現状況を記載して報告することで、適切なフィードバックや支援を受けることができることもあります。

「書くことがない…」と感じたときの対処法

日報を毎日書いていると、「今日は特に何もなかった」と感じる日もあるでしょう。
そんなときに使える3つの対処法を紹介します。

① 「教わったこと・指摘されたこと」を書く
上司や先輩から受けたアドバイスや気づきは、立派な日報の素材です。
「〇〇先輩から資料の見せ方を教わった。今後は結論を先に書くよう意識する」

② 「時間がかかった作業とその理由」を書く
「なぜこの業務に想定より時間がかかったか」を振り返るだけで、
改善意識が伝わる所感になります。

③ 「明日への準備・懸念点」を書く
特筆すべき成果がない日でも、「明日の準備をこう進めた」「このリスクに備えた」
という内容は上司の安心感につながります。

日報の基本構成・例文

イメージがつきやすいように日報の基本構成をご紹介します。
会社でフォーマットが決まっている場合にはそのフォーマットに沿って記載しましょう。

時系列で書く日報の例

業務日報

20⚪︎⚪︎年 3月14日（水）
〇〇事業部 山田太郎

1.今日の業務
09:00-09:30　チームMTGとメール対応
10:00-11:30 N株式会社訪問　来期計画をヒアリング
13:00-15:00 新規開拓のTELアプローチ
15:00-16:00 株式会社N向けプレゼン資料作成
16:00-17:30 経営企画部とMTG

2. 今日の結果・所感

• N社は新シリーズ展開に向けてHP刷新を予定とのこと。
• HP制作はコンペで競合４社と戦うことになりますが、予算が大きいため参画したいと考えます。
• 新規開拓TELではアポ1件獲得。
  ご担当社について詳しく調べていたことが功を奏しました。
  次回以降も実践します。

以上

上司が気にする「その日に何をしたのか」「結果はどうだったのか」をわかりやすく伝えられる形式です。簡潔に、わかりやすく業務内容を記載しましょう。

所感は「～だと思いました」という、”ただの感想文”にならないように注意しましょう。この例文では今後の思いや、結果に対する考察を所感として記載しています。

サクッと書く日報の例

業務日報

20⚪︎⚪︎年 7月11日（水）
〇〇事業部 山田太郎

業務内容・所感

1. 発注書の作成と確認

• 今日は新しい部品の発注書を10件作成し、既存の発注書5件を確認・修正した。
• 所感：新しい部品の仕様が複雑で、発注書の作成に時間がかかった。今後は部品の詳細を事前にしっかり確認する必要がある。

2. 在庫管理の更新

• 月末の在庫確認を行い、在庫管理システムを更新した。
• 所感：一部の部品が予想よりも在庫が少なく、緊急での発注が必要と感じた。

3. 営業部との打ち合わせ

• 営業部との月次の打ち合わせを行い、来月の出荷予定や必要部品の確認をした。
• 所感：営業部とのコミュニケーションがスムーズに取れ、業務の効率化に繋がったと感じる。

以上

その日の業務のうち、伝えた方が良いと思われる事柄を３つ程度に絞って報告する形です。上司への情報共有が日報の主な目的であれば、事柄を絞って報告した方が上司に喜ばれることがあります。

PDCAサイクルに則った日報の例

業務日報

20⚪︎⚪︎年 2月14日（水）
〇〇事業部 山田太郎

1. 今日の目標
新規のクライアント5社へのアプローチと、既存クライアントA社のプロジェクト提案のフォローアップ。

2. 業務内容

• 9:00-10:00 既存クライアントA社への提案フォローアップのメール作成と送信。
• 10:30-12:00 新規クライアントB社、C社への訪問とプレゼンテーション。
• 13:00-14:00 新規クライアントD社への電話アプローチ。
• 14:30-15:30 既存クライアントA社からの返信対応と、提案内容の調整。
• 16:00-17:00 新規クライアントE社、F社へのメールアプローチ。

3. 所感
新規クライアントB社とC社の反応は良好で、具体的な商談の機会を得ることができそう。D社は現在のところ新しいプロジェクトの予定がないとのこと。既存クライアントA社との提案内容については、いくつかの調整が必要と感じたが、前向きな反応を得られたのは良かった。

4. 明日の目標
新規クライアントB社とC社との商談日程の確定。既存クライアントA社との提案内容の最終調整と、契約に向けた手続きの開始。新規クライアントG社、H社へのアプローチ。

PDCAサイクルに則った項目を設定した日報です。詳細な報告ができる点に加え、自分自身の成長にも役にたつ構成です。新入社員の研修で日報を実施する際にはこちらの形式がおすすめです。

PDCAとは何？意味や回し方、時代遅れと言われる理由、OODAとの違いを解説

日報に書くべき内容

日報のフォーマットはさまざまですが、共通して記入が必要な項目を紹介します。

• 日付と氏名
  業務内容を報告する日付と氏名を記載します。
• 今日の計画・目標
  その日に事前に計画していた計画や目標を記載します。
• 業務内容
  「何を」「どれくらいの時間」行ったのかを報告します。どのくらいの細かさで書くと好まれるかは上司によります。必要に応じて確認しましょう。
• 所感
  業務を振り返っての気づきや課題を書きます。ただの感想で終わらず、次に活かせる内容を書くことが評価をされるためのポイントです。
  参考：日報の「所感」書き方とフィードバックの仕方
• 翌日の計画・目標
  翌日の計画や予定、目標を記載します。

日報を書く際の大事なポイント

当日に作成する

終業時に作成するのが日報の基本ですが、つい翌日に作成しようとしてしまうもの。翌日に書こうとすると昨日の業務を思い出すのが大変だったりと、良い振り返りができなくなります。なるべくその日のうちに日報を作成することをお勧めします。

フォーマットを確認

会社で日報のフォーマットが決まっている場合は、指定された項目に沿って記載します。各項目で何を確認したいのかが分からないときは、上司や管理者に確認しましょう。記入しにくい項目や不要な重複が続く場合は、個人の判断で形式を変えず、運用を決める担当者へ改善を提案します。

相手の目線に立って書く

日報は上司をはじめ、社内のさまざまなメンバーが読みます。
自分にしかわからない書き方をしていないか、長々と書いていないか気にして書くようにしましょう。上司がどのような情報が欲しいかを念頭に置いて記載することです。

評価される日報・されない日報の違い

評価される日報とそうでない日報は、何が違うのでしょうか。
具体的なNG例・OK例で比較してみましょう。

所感の書き方

❌ NG例（感想文になっている）
「今日の商談はうまくいきました。また頑張ります。」

⭕ OK例（考察と次のアクションがある）
「事前に顧客の課題をヒアリングしてから臨んだことで、提案がスムーズに進みました。
この進め方は他の顧客にも応用できると考え、明日のA社訪問でも同様に実践します。」

業務内容の書き方

❌ NG例（何をどれだけやったか不明）
「資料を作成しました。会議に出席しました。」

⭕ OK例（定量的で読み手に伝わる）
「営業提案資料を3社分作成（所要2時間）。午後はB社との月次定例MTGに参加し、
来期予算の意思決定者が変わったことを確認。次回訪問のアジェンダに反映します。」

ポイント：数字（件数・時間・達成率）を入れると、業務量と成果が一目でわかります。

職種別｜そのまま使える日報例文

営業職の日報例文

業務日報　20XX年4月8日（水）　営業部 山田太郎

【今日の目標】
新規架電10件・A社フォロー訪問

【業務内容】

• 09:00-10:00　A社訪問（担当：鈴木部長）　新商品提案
• 10:30-12:00　新規架電 12件（アポ獲得：2件）
• 13:00-14:30　B社見積書作成・送付
• 15:00-17:00　営業会議 + 議事録作成

【所感・気づき】
A社は予算確保の時期を前倒しする方針とのこと。決裁スピードが上がる可能性があり、
来月中のクロージングを狙いたい。架電では「担当者不在」が8件→次回は午前中に集中させる。

【明日の目標】
C社・D社へのアポイントフォロー。A社向け提案資料のブラッシュアップ。

事務職の日報例文

業務日報　20XX年4月8日（水）　総務部 田中花子

【今日の目標】
月次請求書処理20件・新入社員備品の手配完了

【業務内容】

• 請求書処理：20件（処理完了：18件 / 差し戻し：2件）
• 新入社員用PC・文具の発注手配（納期：4月15日確認済み）
• 来月の会議室スケジュール調整（関係者5名と調整完了）

【所感・気づき】
差し戻し2件は金額の確認漏れが原因。チェックリストを作成して再発防止に努める。

【明日の目標】
差し戻し分の再処理。備品納品確認の連絡。

新入社員の日報例文（研修期間向け）

業務日報　20XX年4月8日（水）　営業部配属　佐藤一郎

【今日学んだこと】

• 見積書作成の基本フロー（担当：山田先輩より指導）
• 電話応対の基本マナー（声のトーン・メモの取り方）

【実践内容と気づき】
初めて見積書を作成しました。金額の単位を間違えてしまい山田先輩に確認いただきました。
「金額は必ず3回確認する」というルールを今後徹底します。

【明日の目標】
昨日の見積書を自力で正確に作成できるか確認する。電話応対を1件以上担当する。

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日報を行う手段

日報の提出方法は、人数、検索・集計の必要性、上司が確認する頻度に合わせて選びます。

まず現在の方法で困っている点を整理し、実際に日報を書く人と確認する人の双方が使いやすい方法を選びましょう。

参考：Googleフォームを利用する日報の活用方法

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すぐに使える日報テンプレート(Excel・Word)

業務内容や職種に合わせた日報テンプレートは、Word・Excel形式で無料配布しています。12種類のフォーマットを目的別にまとめているので、こちらもあわせてご覧ください。
→ 日報の無料フォーマット・テンプレート12選

まとめ

日報は、業務内容を並べるだけでなく、成果、課題、次の行動を上司やチームへ共有するための業務報告です。次の4点を押さえると、読み手が状況を判断しやすくなります。

• 件数、時間、進捗率などを使い、業務内容と成果を具体的に書く
• うまくいった理由や課題を整理し、次の行動まで書く
• 読み手が知りたい情報と、会社で決められた項目を確認する
• 書くことがない日は、教わったこと、時間がかかった作業、翌日の準備を振り返る

日報の「書き方」を学んだら、次は「運用」の仕組み化を

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