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5分で提出できる!日報の書き方・テンプレートで作業を効率化!

2018年10月2日

日報を書かせるにあたり、こんなことでお悩みではありませんか?

  • 社員によって内容にバラツキがある
  • その日のうちに日報を提出しない

これは、「日報を書くのが面倒臭い」「上司に言われていやいや日報を書いている」というのが原因です。では、どうすれば日報が面倒ではなくなり、部下が自主的に日報を書いて提出するようになるのでしょうか。

ここでは、5分で提出できる日報の書き方についてご紹介します。

日報の書き方を紹介する画像

日報テンプレートを使う

日報を面倒だと感じてしまう一番の理由は、何を書いたらいいか迷って考え込んでしまう、というものです。

しかし、項目をあらかじめ決めておけば、何を書かくか悩んだり、報告すべき内容を漏らすこともありません。日報を読む方にとっても、形式が決まっているので、読みやすくなります。

今日の目標(Plan)

目標と頑張る方向が会社と合っているのか擦り合わせできます。

今日の結果(Do)

業務内容や成果を書くことで、上司がフォローしたり、成果を評価することができます。

良かった点(Check)

良かった点は、よりうまくいかせる方法を考えましょう。

課題点と改善点(Action)

原因を探り、どうしたらうまくいくのか自分なりに考えてみましょう。考えることは成長へと繋がります。

明日の目標

目標を意識して業務に取り組むことで、生産性の向上に繋がります。

このように、テンプレートに従って書くだけで、部下は自然とPDCAサイクルを回すことができます。

Googleカレンダーから転記する

スマホの普及により、Googleカレンダーなどのカレンダーアプリを使って、スケジュール管理をするのが一般的になりました。

実はGoogleカレンダー、未来の予定を入れるという「スケジュール帳」としての使い方が一般的ですが、「行動の振り返り」として使うこともできるんです。

Googleカレンダーのスケジュール
10:00-10:30 課長MTG⇒来期個人目標の設定
10:30-12:00 プレゼン資料作成⇒完成。6/4プレゼン実施
13:00-14:00 鈴木商店へ見積書提案⇒6/10までに回答予定
14:30-16:00 稟議書作成⇒申請済

このように、予定を転記して、そこに活動結果を記入すれば、5分で日報が書けます。

スケジュール表は、やるべきことを予定するだけではなく、やったことを記憶しておくためのツールとしてもとても重宝します。

スケジュール管理

Googleカレンダー連携の日報アプリはこちら

"できたこと"に着目する

できたことに着目して"書きたくなる日報"に

日報はあくまでも行動を振り返るためのものであり、反省文ではありません。「できなかったこと」に着目し過ぎると、書くこと自体がイヤになります。したがって「できたこと」に着目しましょう。

もし、反省点しか浮かんでこないときは、うまくいかないことから何を学んだかを考えてみましょう。日報は自己肯定感を高め、明日へのモチベーションを高めるツールです。

  • 今日自分は一日の仕事から何を気づいたのか?
  • 昨日までの自分と今日の自分で進歩した点はどこか?
  • 明日、もっとよくなるためにどうしたらいいか?

日報テンプレートのコツ

上司は日報で叱らない

日報で叱るのはやめましょう。叱る言葉を文面にすると相手にキツイ印象を与え、部下はますます日報を書きたくなくなります。

日報を共有している場合は公開処刑になってしまうので、特に注意が必要です。したがって、叱るのは口頭で行いましょう。

できたことを思い出す画像

日報を効率化する『日報アプリ』とは

日報のアプリがあるのをご存知ですか?専用システムを導入するとかなりのコストがかかりますが、アプリなら格安で利用することができます。

ここでは今注目の日報アプリgamba!(ガンバ)をご紹介します。

日報テンプレート搭載!目標管理もできる

gamba!はテンプレートを搭載しているので、すぐに日報を書くことができます。もちろん、会社に応じた内容にカスタマイズも可能。

また、売上や契約件数などの報告もできます。全体の目標進捗が自動集計され、達成率がグラフ化されます。

gamba!の画像

 

Googleカレンダーと連携してスケジュール管理ができる

Googleカレンダーと日報の組み合わせで、毎日の振り返りをしてみましょう。スケジュール管理が上手にできれば、仕事の生産性やクオリティが上がります。

gamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー!わざわざ転記したり、コピペする必要はありません。

Googleカレンダー連携

 

週報も書きやすい!複数の予定もカンタン貼り付け

Googleカレンダー連携で週報を書く

 
 

アプリでどこでも日報を書ける、読める、チャットもできる!

通勤途中に目を通したり、出先から日報を提出できて便利です。日報を書くためだけに会社に戻る必要はありません。

さらに「チャット機能」も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。仕事ではセキュリティーがしっかりした業務専用チャットを使いましょう。

gamba!のチャット機能

日報アプリですばやく情報共有して業務効率をアップさせよう

うまく行かせるヒントは日報で共有しましょう。他のメンバーがマネをすれば、チームみんなのスキルアップに繋がります。

また、問題を共有することで、誰かが協力を申し出てくれることもあるでしょう。日報なら自然なノウハウの共有が進み、コミュニケーションが活発になります。

gamba!(ガンバ)には、たった5分で日報を作成するための機能が満載。 外出先や移動中に日報を書いたり、部下にコメントを手早く返すことができれば、仕事の能率がグッとあがります。

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日報もアプリでスマートに管理する時代。新しい日報の形をまずは無料で試してみてはいかがでしょうか。

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