日報の書き方 日報の活用ガイド

【5分で提出できる!日報の書き方】ポイントや無料テンプレートをご紹介

2019年4月16日

日報を書かせるにあたり、こんなことでお悩みではありませんか?

  • 社員によって内容にバラツキがある
  • その日のうちに日報を提出しない

これは、「日報を書くのが面倒臭い」「上司に言われていやいや日報を書いている」というのが原因です。では、どうすれば日報が面倒ではなくなるのでしょうか。

ここでは、5分で提出できる日報の書き方や、無料でダウンロードできる日報テンプレートもご紹介します。

日報の書き方を紹介する画像

日報の項目

PDCAサイクルを意識した項目に沿って日報を書くだけで、社員は自然とPDCAサイクルを回すことができます。

今日の目標Plan)

やるべきことが会社の方針と合っているのか擦り合わせることができます。

今日の結果(Do)

上司は進捗を確認したり、フォローができます。また成果も評価できます。

良かった点(Check)

なにも思い浮かばない場合は、学んだ点に着目しましょう。

課題点と改善点(Action)

どうしたらうまくいくのか、自分なりに考えてみましょう。

明日の目標Plan)

目標を意識して業務に取り組めば、生産性を高めることができます。

書き方のコツ

定量的に振り返る

「何件の目標に対して何件できた」「達成率は何%だった」など、定量的に書きましょう。定量的な内容が書かれていないと、上司は適切に評価することができません。

具体的な改善策を示す

もし目標を達成できていれば、何が良かったのかを書きましょう。上司へのアピールになるだけでなく、さらに効率的な方法を教えてもらえるかもしれません。

逆に達成できなかった場合は、どうすればよくなるのか?と具体的な改善策を考えましょう。

日報のテンプレート例

日報はできるだけ短時間で書くには、テンプレートを使う方法がおすすめです。ここでは、5分で提出できる日報テンプレートをご紹介します。無料でダウンロードもできるので、ぜひコピーしてお使いください。

5分で提出できる日報テンプレート

業務日報テンプレート_Google_スプレッドシート

業務日報 無料テンプレート エクセルダウンロードリンク

 

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上司がすべき日報へのフィードバックの仕方

書いても書かなくても誰も何も言ってこないという状況では、日報を書こうとは思いません。所感に対する上司のフィードバックの有無で、部下の成長に大きな違いが生まれます。

ポイントは、褒める・気づかせる・考えさせるフィードバックです。日報へのフィードバックのポイントをまとめましたので、参考にしてください。

日報テンプレートのコツ

日報で情報共有やコミュニケーションを活性化

日報が、上司と部下の間だけのやりとりになっていませんか?日報は共有することに意味があります。

うまく行かせる方法は日報で共有しましょう。他のメンバーがマネをすれば、チームみんなのスキルアップに繋がります。

また、問題を共有することで、誰かが協力を申し出てくれることもあるでしょう。日報なら自然なノウハウの共有が進み、コミュニケーションが活発になります。

各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかわかります。そうすると、周囲も積極的にフォローができ、連携がよくなります。

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日報を効率化する『日報アプリ』とは

日報アプリをご存知ですか?専用システムを導入するとかなりのコストがかかりますが、アプリなら格安で利用することができます。

ここでは今注目の日報アプリgamba!(ガンバ)をご紹介。初期費用なし、1人980円で導入できます。

日報テンプレート搭載!目標管理もできる

gamba!はテンプレートを搭載しているので、すぐに日報を書くことができます。もちろん、職種に応じてカスタマイズも可能です。

また、売上や契約件数などの報告もできます。全体の目標進捗が自動集計され、達成率がグラフ化されます。

gamba!の画像

 

Googleカレンダーと連携してスケジュール管理ができる

スケジュール管理が上手にできれば、仕事の生産性やクオリティが上がります。

gamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー!わざわざ転記したり、コピペする必要はありません。

Googleカレンダー連携

 

スマホでどこでも日報!チャットもできる

通勤途中に目を通したり、外出先でも簡単に日報を作成することができます。写真やファイルの容量も無制限!また、メンバーの日報も簡単に閲覧できて、コメントもできます。

gamba!のチャット機能

日報アプリでスピーディな情報共有を

gamba!(ガンバ)には、たった5分で日報を作成するための機能が満載。 外出先や移動中に日報を書いたり、部下にコメントを手早く返すことができれば、仕事の能率がグッとあがります。

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日報もアプリでスマートに管理する時代。新しい日報の形をまずは無料で試してみてはいかがでしょうか。

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