チームビルディング 日報の活用術TOP

目標達成するチームを作る!日報を書く意味とは

2018年1月14日

「社員の仕事を見える化するために、日報を書かせたい」という相談を、経営者から多くいただきます。しかし、見える化したら本当に売上は上がるのでしょうか?

「日報=業務の見える化」ではありません。売上を伸ばす、お客様に満足してもらうなど、目標に到達することが、日報を書く意味なのです。

単なる近況の報告の日報に、意味はありません。

目標達成するチームを作る画像

日報は目標達成するチームを作る

日報で意識すべきことは2つ。

  • チームの力を巻き込む
  • 目標の達成度を認識し、行動を振り返る

 

日報でチームの力を巻き込む

チームとは、目標達成という共通の目的を持った集まり。日報を通じて積極的にフィードバックし合うことで、チームの一体感が高まります。

チーム全員が力を出し、一体化した瞬間こそ、チームになった瞬間。進捗状況を日報で共有することで「自分はひとりじゃない」と感じられるようになります。

目標達成しようと頑張る姿を公開することは、大きな効果があるのです。

 

目標達成状況を認識し、行動を振り返る

日報は、目標達成にどこまで近づいたのか、あと何が必要かを振り返ることができます。

うまくいったことは、より成果を上げるために何ができるか?うまくいかなかったことは、対策を考えることができます。

目標達成するチームは日報から学び、次に活かしています。目標をクリアした体験は、次のチャレンジにつながります。

目標達成の成功体験を積み重ねることが、チームを作ることにつながるのです。

行動を振り返る画像

日報で目標達成するチームを作るには?

全員が日々の仕事の振り返りを行い、目標達成に向けて力のベクトルを合わせていくために、必要な3つのポイントを紹介します。

日報のテンプレートを決める

成果を出す オススメ日報テンプレート

①思い描いていた通りうまくやり遂げられたもの、②逆にうまくいかなかったもの、を先ほどのテンプレートに書き込んでみましょう。

今日の目標
今日の結果
良かった点(うまくいかせる方法)
改善策(うまくいかなかった要因を取り除く)
明日の目標

たったこれだけで生産性は日々向上し、間違いなく成果は上がります。

日報のテンプレートを決める画像

フィードバックを密に行う

フィードバックはチームの帰属意識を高め、承認欲求を満たす効果があります。積極的に言葉をかけましょう。

また、上司部下だけでなく、同僚、あるいは他部門ともやり取りができる環境を作りましょう。多くの社員を巻き込んで知恵を引き出すことが大切です。コツは以下の3つ。

共感する

「素晴らしい成果です、お客様も喜んだでしょうね」、「さすが山田くん、そのやり方はとてもいい!」。これらのフィードバックは、リーダーが認めてくれているという安心感を持つことができます。

質問する

「お客様はどう感じていると思いますか?」など、質問で気づきを促しましょう。自分が気づかなければ、部下の仕事を改めることはできません。

叱らない

ダメ出ししたところで、本人が納得しなければ意味がありません。そのやり取りを見ているチームのメンバー全員にも、悪影響をもたらします。

フィードバックを行う画像

日報アプリgamba!を使うと何が変わるのか?

日報のためだけに、営業先から会社に戻ってPCを開くのは、時間の無駄。アプリで日報を効率化しましょう。

日報共有アプリgamba!(ガンバ)は、国内最大級の登録実績を誇る日報アプリです。

gamba!を使うと目標達成するチームづくりにどう貢献するのか、ご紹介します。

全体
 

①日報で振り返り、成功体験を積み上げる

うまくいったことは、そのやり方を繰り返せばさらに大きな成果が生まれます。日報に記録することで、確実な成果につなげられます。

gamba!はテンプレートを搭載。書くべき項目をあらかじめ設定することで、報連相漏れをなくします。

もちろん、カスタマイズも可能!すぐに日報を書くことができます。

テンプレート

 

②情報の横展開ができる

メールだと1:1のやり取りになりがちです。日報は共有することに意味があります。

また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。

上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる

みんなからコメントがもらえるので、問題の解決ができます。

また、いいところを褒めると、部下のモチベーションは上がります。

「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る!」の繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。

チームワークが良くなる

各部署が今どんな取り組みをしているか、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかわかります。

周囲も積極的にフォローができるので、連携がよくなります。

pixta_31456841_M

 

③競争心に火がつく

日報と一緒に実績報告をして、達成率の推移をグラフ化できます。メールの日報のように、メールとエクセルを両方開く必要はありません。

実績の見える化で競争心が刺激され、これまで以上に切磋琢磨する風土が醸成されます。

バーなし

 

④どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる!

スマートフォンアプリがあるので、通勤途中や外出先から日報を提出できて便利です。日報のためだけに会社に戻る必要はなくなります。

さらに、チャット機能も搭載。LINEを業務利用は、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。

仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使いましょう。

チャット

⑤Googleカレンダーからスケジュールを同期できる

日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達したなか、「今日何したんだっけ?」と思い出しながら書くのは、日報を面倒臭いと思わせる要因。

でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー!週報の作成もラクラク。部下の予定の把握もカンタンです。

カレンダー

gamba!で日報の効果を実感しよう

移動中に日報を書いたり、部下にコメントを手早く返すことができれば、仕事の能率がグッとあがります。

日報のために、わざわざ会社に戻る必要はありません。便利な機能で、これまであなたのチームを煩わせていた作業を一掃できます。

いまなら15日間無料のトライアルを実施中

 日報もアプリでスマートに管理する時代。新しい日報の形をまずは無料で試してみてはいかがでしょうか。

 
全員画像_png

日報アプリgamba!
詳細はココをクリック!
すでに8,500社以上
実感した効果を無料体験!

いまなら15日間無料!