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目標達成するチームを作る!日報を書く意味とは

2017年10月23日

「社員の仕事を見える化するために日報を書かせたいのですが、どうしたらいいですか?」という相談を、経営者から多くいただきます。しかし、見える化したら本当に売上は上がるのでしょうか?

「日報=業務の見える化」ではありません。売上を伸ばす、お客様に満足してもらうなど、目標に到達することが、日報を書く意味なのです。単なる近況の報告の日報に、意味はありません。

目標達成するチームを作る画像

日報の意味:日報は目標達成するチームを作る

目標達成するチームを作るために、日報で意識すべきことは2つ。

  • チームの力を巻き込む
  • 目標の達成度を認識し、行動を振り返る

日報でチームの力を巻き込む

チームとは、目標達成という共通の目的を持った集まりです。日報を通じて、お互いの目標達成に関わり合いを持ちましょう。積極的にフィードバックし合うことで、チームの一体感が高まります。

問題解決のためにチーム全員が力を出し、一体化した瞬間こそ、チームになった瞬間です。進捗状況を日報で共有し、チームの力を目標達成に向けて巻き込むことを心がけましょう。

共有することで「自分はひとりじゃない」と感じられるようになります。日報がないと、自分の考えに閉じこもりがちになります。目標達成しようと頑張る姿を公開することは、大きな効果があります。

日報で目標の達成度を認識し、行動を振り返る

日報は、目標達成にどこまで近づいたのか、あと何が必要かを振り返り、確認する意味があります。

うまくいったことは、より成果を上げるために何ができるか、学ぶことができます。うまくいかなかったことは、要因を見極め、対策を考えることができます。

これを全員で繰り返せば、必ず目標は達成します。目標達成するチームは、過去の日報から学び、次に活かしています。

目標をクリアした体験は、次のチャレンジにつながります。目標達成の成功体験を積み重ねることが、チームを作ることにつながります。

行動を振り返る画像

日報で目標達成するチームを作るために何が必要か?

日報を書くだけでは、目標達成するチームを作ることはできません。全員が日々の仕事の振り返りを行い、目標達成に向けて力のベクトルを合わせていくことが必要です。そのために必要な3つのポイントを紹介します。

日報のテンプレートを決める

項目をテンプレートで決めておきましょう。何を書かくか悩んだり、報告すべき内容を漏らすこともありません。フォーカスすべき点がブレることを防げます。

成果を出す オススメ日報テンプレート

①思い描いていた通りうまくやり遂げられたもの、②逆にうまくいかなかったもの、を先ほどのテンプレートに書き込んでみましょう。

今日の目標
今日の結果
良かった点(うまくいった仕事の中で、うまくいかせる方法)
課題点と改善策(うまくいかなかった要因を取り除く)
明日の目標

たったこれだけで生産性は日々向上し、間違いなく成果は上がります。

「1日の作業記録」から脱却しよう

あなたの日報は、ただの「作業記録」になっていませんか。それでは日報を生かせていません。紹介したテンプレートを使い、1日の振り返りをしましょう。

日報のテンプレートを決める画像

フィードバックを密に行う

フィードバックのない日報は、長続きしません。フィードバックはチームの帰属意識を高め、承認欲求を満たす効果があります。積極的に言葉をかけましょう。コツは以下の3つです。

共感する

「素晴らしい成果です、お客様も喜んだでしょうね」、「さすが山田くん、そのやり方はとてもいい!」。これらのフィードバックは、リーダーが認めてくれているという安心感を持つことができます。

質問する

その上で、質問しましょう。

「なぜそう思うのですか?」、「お客様はどう感じていると思いますか?」。質問によって、部下の気づきを促しましょう。

答えは相手の中にあります。自分が気づかなければ、部下の仕事を改めることはできません。

叱らない

いくら「それはダメだ」といったところで、本人が納得し、やり方を変えなければ意味がありません。叱ることは、相手を萎縮させるだけ。そのやり取りを見ているチームのメンバー全員にも、悪影響をもたらします。

フィードバックは上司部下だけでなく、同僚、あるいは他部門ともやり取りができる環境を作りましょう。多くの社員を巻き込んで知恵を引き出すことが、目標達成のカギです。

フィードバックを行う画像

日報共有アプリgamba!を使うと何が変わるのか?

日報のためだけに営業先から会社に戻ってPCを開くのは、時間の無駄。アプリで日報を効率化しましょう。

日報共有アプリ「gamba!(ガンバ)」。これまで累計登録実績8,000社を突破し、国内最大級の登録実績を誇る日報共有アプリです。

「gamba!」を使うと何が変わるのか、目標達成するチームづくりにどう貢献するのか紹介します。

①日報で振り返り、成功体験を積み上げる

日報でその日の仕事を振り返ることは、大きな意味があります。

うまくいったことは、そのやり方をどんどん繰り返していけばさらに大きな成果が生まれます。逆にうまくいったことを確認することは、とても重要。日報に記録しておくことで、確実な成果につなげられます。

また、gamba!は5種類のテンプレートを搭載。書くべき項目をあらかじめ設定することで、報連相漏れをなくします。もちろん、カスタマイズも可能!すぐに日報を書くことができます。

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②情報の横展開ができる

メールだと1:1のやり取りになりがちです。これでは情報の共有ができません。日報は共有することに意味があります。

上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる

みんなからアドバイスやコメントがもらえるので、問題の解決ができます。また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。

いいところを褒めると、部下のモチベーションは上がります。「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る!」この繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。

チームワークが良くなる

各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかまでわかるようになります。そうすると、周囲も積極的にフォローができるので、連携がよくなります。

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③競争心に火がつく

日報アプリなら、日報と一緒に売上報告するだけで、達成率の推移をグラフ化できます。メールの日報のように、メールとエクセルを両方開く必要はありません。

実績を見える化することで競争心が刺激され、これまで以上に切磋琢磨する風土が醸成されます。

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④どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる!

スマートフォンアプリがあるので、通勤途中に目を通したり、会社に戻らず直帰するとき、出先から日報を提出できて便利です。

さらに、LINEのようなチャット機能も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使うのがベターです。

チャット

 

⑤Googleカレンダーからスケジュールを同期できる

日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいもの。そんななか、「今日何したんだっけ?」と思い出しながら書くのは時間がかかり、日報を面倒臭いと思わせる大きな要因です。

でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー!予定をカンタンに日報に貼り付けることができます。

Googleカレンダーの画像

日報アプリgamba!で日報の効果を実感しよう

外出先や移動中に日報を書いたり、部下にコメントを手早く返すことができれば、仕事の能率がグッとあがります。日報のために、わざわざ会社に戻る必要はありません。便利な機能で、これまであなたのチームを煩わせていた作業を全て一掃することができます。

いまなら15日間無料のトライアルを実施中 日報もアプリでスマートに管理する時代。新しい日報の形をまずは無料で試してみてはいかがでしょうか。

 
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