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目標達成するチームを作る!日報を書く意味とは

2017年7月19日

「社員の仕事を見える化するために日報を書かせたいのですが、どうしたらいいですか?」という相談を、経営者から多くいただきます。しかし、見える化したら本当に売上は上がるのでしょうか?

「日報=業務の見える化」ではありません。売上を伸ばす、お客様に満足してもらうなど、目標に到達することが、日報を書く意味なのです。単なる近況の報告の日報に、意味はありません。

目標達成するチームを作る画像

日報は目標達成するチームを作る

目標達成するチームを作るために、日報で意識すべきことは2つ。

  • チームの力を巻き込む
  • 目標の達成度を認識し、行動を振り返る

日報でチームの力を巻き込む

チームとは、目標達成という共通の目的を持った集まりです。日報を通じて、お互いの目標達成に関わり合いを持ちましょう。積極的にフィードバックし合うことで、チームの一体感が高まります。

問題解決のためにチーム全員が力を出し、一体化した瞬間こそ、チームになった瞬間です。進捗状況を日報で共有し、チームの力を目標達成に向けて巻き込むことを心がけましょう。

共有することで「自分はひとりじゃない」と感じられるようになります。日報がないと、自分の考えに閉じこもりがちになります。目標達成しようと頑張る姿を公開することは、大きな効果があります。

日報で目標の達成度を認識し、行動を振り返る

日報は、目標達成にどこまで近づいたのか、あと何が必要かを振り返り、確認する意味があります。

うまくいったことは、より成果を上げるために何ができるか、学ぶことができます。うまくいかなかったことは、要因を見極め、対策を考えることができます。

これを全員で繰り返せば、必ず目標は達成します。目標達成するチームは、過去の日報から学び、次に活かしています。

目標をクリアした体験は、次のチャレンジにつながります。目標達成の成功体験を積み重ねることが、チームを作ることにつながります。

行動を振り返る画像

日報で目標達成するチームを作るために何が必要か?

日報を書くだけでは、目標達成するチームを作ることはできません。全員が日々の仕事の振り返りを行い、目標達成に向けて力のベクトルを合わせていくことが必要です。そのために必要な3つのポイントを紹介します。

日報のテンプレートを決める

項目をテンプレートで決めておきましょう。何を書かくか悩んだり、報告すべき内容を漏らすこともありません。フォーカスすべき点がブレることを防げます。

成果を出す オススメ日報テンプレート

①思い描いていた通りうまくやり遂げられたもの、②逆にうまくいかなかったもの、を先ほどのテンプレートに書き込んでみましょう。

今日の目標

今日の結果

良かった点(うまくいった仕事の中で、うまくいかせる方法)

課題点と改善策(うまくいかなかった要因を取り除く)

明日の目標

たったこれだけで生産性は日々向上し、間違いなく成果は上がります。

「1日の作業記録」から脱却しよう

あなたの日報は、ただの「作業記録」になっていませんか。それでは日報を生かせていません。紹介したテンプレートを使い、1日の振り返りをしましょう。

日報のテンプレートを決める画像

フィードバックを密に行う

フィードバックのない日報は、長続きしません。フィードバックはチームの帰属意識を高め、承認欲求を満たす効果があります。積極的に言葉をかけましょう。コツは以下の3つです。

共感する

「素晴らしい成果です、お客様も喜んだでしょうね」、「さすが山田くん、そのやり方はとてもいい!」。これらのフィードバックは、リーダーが認めてくれているという安心感を持つことができます。

質問する

その上で、質問しましょう。

「なぜそう思うのですか?」、「お客様はどう感じていると思いますか?」。質問によって、部下の気づきを促しましょう。

答えは相手の中にあります。自分が気づかなければ、部下の仕事を改めることはできません。

叱らない

いくら「それはダメだ」といったところで、本人が納得し、やり方を変えなければ意味がありません。叱ることは、相手を萎縮させるだけ。そのやり取りを見ているチームのメンバー全員にも、悪影響をもたらします。

フィードバックは上司部下だけでなく、同僚、あるいは他部門ともやり取りができる環境を作りましょう。多くの社員を巻き込んで知恵を引き出すことが、目標達成のカギです。

フィードバックを行う画像

アプリで日報の管理を効率化する

アプリを取り入れて、日報を効率化しましょう。日報のためだけに営業先から会社に戻ってPCを開くのは、時間の無駄。

日報の管理にかかっている、目に見えないコストにもっと注意を向けましょう。ここでは日報管理を効率化するうえで、考慮すべき3つのポイントを紹介します。

モバイルで使えるか

日報を読むのに適しているのは「通勤電車」。会社に到着してから昨日の日報に目を通しているようではいけません。すぐに指示を出せるよう、時間を効率的に使いましょう。

気軽なフィードバックができるか

日報で目標達成するチームを作るカギは、密なフィードバックにあります。そのため、手軽にすばやくフィードバックができるようなアプリが必要。

日報は作成する側だけでなく、読んでフィードバックを返す側の使い勝手を最大限考慮する必要があります。

テンプレートを設定できるか

書くべき項目をあらかじめ設定しましょう。テンプレートで簡単に項目を呼び出すようになっていると、便利です。いちいち、過去の日報からコピペしていては、効率が上がりません。

アプリで日報の管理を効率化する画像

日報共有アプリ「gamba!」を使うと何が変わるのか?

当社が提供する日報共有アプリ「gamba!(ガンバ)」。これまで累計登録実績8,000社を突破し、国内最大級の登録実績を誇る日報共有アプリです。

「gamba!」を使うと何が変わるのか、目標達成するチームづくりにどう貢献するのか紹介します。

テンプレートの共通化でチームの振り返りを仕組み化できる

日報に何を書くかで、チームの成果は違ってきます。どんな振り返りを促すかは、上司の腕の見せ所。

gamba!なら、ノウハウ満載の日報テンプレートが用意されていています。これらをベースに、オリジナルのテンプレートを作ってみましょう。

すべての投稿_

たとえば、このような観点で今日1日の仕事を振り返るのが効果的。

  • 昨日と今日で進歩した点はどこか?
  • 一日の仕事から何を気づいたか?
  • もっとよくなるためには?
  • うまくいかないことから何を学んだか?

 

目標と実績の見える化で競争心を高める

「売上目標を達成した!」。そんなとき、みんなに「この実績を見て欲しい!」と思いませんか?

gamba!のKPI管理機能を使うと、契約獲得件数や売上など、実績の推移をワンクリックでグラフ化できます。

何件契約を獲得したのか、いくら売り上げたのか、日報と一緒に報告するだけで、グラフを更新できます。

「達成おめでとう!」という賞賛がたくさん返ってくれば、やる気もアゲアゲ!しかも、実績を数字で見える化すれば、頑張っている部下や同僚に「いいね!」の応援もしやすくなります。

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素早く返信!コミュニケーションでチームを巻き込む

コミュニケーションは鮮度が命。同じ「目標達成おめでとう!」という返信も、日報を出した直後に返ってくるのと忘れかけた頃に返ってくるのでは、嬉しさが違います。

gamba!なら、iPhoneやAndroidに対応したスマートフォンアプリが提供されているので、いつでもどこでも日報を確認できます。しかも、gamba!には手軽に楽しく返信を返せる「スタンプ」が搭載されています。

スタンプ

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日報で目標達成できるチーム作りを!

日報は目標達成するチームを作る、手軽で強力な情報共有の手段です。意識すべきは「チームの力を巻き込むこと」、「目標の達成度を認識し、行動を振り返ること」の2つ。

全員が日々の振り返りを行い、目標達成に向けて力のベクトルを合わせていくことが必要です。

そのためには、日報のテンプレートを決め、フィードバックを密に行い、アプリを使った日報の管理の仕組みを整えましょう。

gambaの画像

日報共有アプリgamba!には、長時間労働を撲滅し、目標達成を実現するためのツールが満載です。

ただいま、15日間無料トライアル実施中!また、トライアルをお申し込みいただいたお客様には、日報をどのように使えば自社の業績が拡大するのかなど、個別のオンラインコンサルティングを行っています。

ぜひ今日から、gamba!で日報を実践してください。


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