Googleカレンダー活用法② サービス連携で工数管理

gamba!（ガンバ）をお使いのお客様から「工数や作業時間を、種別や項目別に集計したい」というお問い合わせをいただくことが多くあります。

例えば「一週間でミーティングや事務処理にそれぞれ何時間費やしたのか社員ごとに集計したい」というものです。

ここでご紹介するのは、Googleカレンダーに”カレレポ“というサービスを組み合わせる方法です。
一度設定すればかんたんに集計することができます。

1.Googleカレンダーにタイトルをつける

まず、Googleカレンダーに予定を登録する際に、作業内容の名称をあらかじめ統一しましょう。

例えば

• 1時に羽山不動産に営業に行った場合➡「営業　羽山不動産」
• 5時に書類作成をした場合「事務　書類作成」

といったように、タイトルに統一名称を入力しましょう。

このルールを守らないと項目がバラバラになり、うまく集計できません。

2.カレレポで作業時間を集計する

①カレレポでGoogle認証する

カレレポトップページの「Google認証をしてください」ボタンから
Googleアカウントとの連携を許可します。

カレレポはこちら

 

②期間や条件を選択し、出力方法を選択

ここでは項目ごとに集計して円グラフ化したいので、「表を表示」を選択します。

 

③「分類の設定」を選択して分類名を設定する

業務名をつけて分類します。

 

④円グラフ表示をクリック

作業項目の割合が一目でわかります。
下記の場合だと、移動時間の短縮がキーポイントになることがわかります。
残業時間を減らして生産性を高めるには、今の現状を詳しく計測することが大切です。
さあ、今日から働き方改革を始めましょう！

※ご注意：カレレポは弊社（株式会社gamba）の提供するサービスではありません。
ご利用にあたってはカレレポの利用規約を確認し、お客様の判断の下でご利用ください。

gamba!はGoogleカレンダーと連携できます

最後に、少しだけ弊社の日報アプリgamba!（ガンバ）のご紹介です。

googleカレンダーのスケジュールをコピーして、効率的に共有する方法

gamba!には、googleカレンダーのスケジュールを取り込んで、日報にコピーする機能があります。
この機能を使えば、いちいち予定を日報に書き込む必要がありません。
ここではGoogleカレンダーで1日を振り返る方法をご紹介します。

１）日報にスケジュールを貼り付ける

基本的に日報は仕事終わりに作成しますよね。
疲れがピークに達したなかで、1日を思い出しながら書くのは大変。
でもGoogleカレンダーのスケジュールを引用すれば、簡単に振り返ることができます。

gamba!ならGoogleカレンダーの予定をクリック1つでカンタンに貼り付け！

２）スケジュールと結果を照らし合わせる

スケジュールに対してどんな行動をし、どんな結果に至ったのかを記入します。

ルーティンワークは「完了」と記入すればOK。
訪問営業をした場合などは、詳細を記入しましょう。

 

Googleカレンダーと日報アプリで振り返りをしよう

ぜひ、Googleカレンダーと日報の組み合わせで、毎日の振り返りをしてみましょう。
スケジュール管理が上手にできれば、生産性が上がります。

gamba!なら、日報のためにわざわざ会社に戻る必要はありません。
外出先や移動中にコメントを返したり、急ぎの連絡はチャットでやりとりできます。

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日報もアプリでスマートに管理する時代。
新しい日報の形を、まずは無料で試してみてはいかがでしょうか。