Googleカレンダー活用法② サービス連携で工数管理をする方法

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工数や作業時間を、種別や項目別に集計したい」というお問い合わせをいただくことが多くあります。

たとえば、一週間で、ミーティング、事務処理、移動、訪問営業など、それぞれ何時間費やしたのか
社員ごとに集計したいというものです。

ここでご紹介するのは、Googleカレンダーに”カレレポ“というサービスを組み合わせて集計する方法です。
簡単な操作で、工数を種別ごとに集計できる優れものです。ここではその手順についてご説明します。

1)Googleカレンダーにタイトルをつける

Googleカレンダーに予定を登録する際に、作業内容の名称をあらかじめ統一しましょう。

例えば

  • 1時に羽山不動産に営業に行った場合➡「営業 羽山不動産」
  • 5時に書類作成をした場合「事務 書類作成」

といったように、タイトルに統一名称を入力しましょう。

このルールを守らないと項目がバラバラになってしまい、うまく集計することができません。

Google_カレンダー_-_2018年_1月_15日__月曜日_

2)カレレポで作業時間を集計する

①カレレポでGoogle認証する

カレレポトップページの「Google認証をしてください」ボタンから
Googleアカウントとの連携を許可します。

カレレポはこちら

1Googleカレンダーの予定をExcelやCSV形式にエクスポートする作業効率化ツール「カレレポ」

 

②期間や条件を選択し、出力方法を選択

ここでは項目ごとに集計して円グラフ化したいので、「表を表示」を選択します。

2Googleカレンダーの予定をExcelやCSV形式にエクスポートする作業効率化ツール「カレレポ」_png__1518×1316_

 

③「分類の設定」をクリックして分類名を設定する

業務内容を名前をつけて分類します。

4Googleカレンダーの予定をExcelやCSV形式にエクスポートする作業効率化ツール「カレレポ」_png__1550×524_

 

④円グラフ表示をクリック

作業項目の割合が一目でわかります。
下記の場合だと、移動時間の短縮が業務効率改善のキーポイントになることがわかります。
残業時間を減らして生産性を高めるには、今の現状を詳しく計測することが大切です。
さあ、今日から働き方改革を始めましょう。

6Googleカレンダーの予定をExcelやCSV形式にエクスポートする作業効率化ツール「カレレポ」

※ご注意:カレレポは弊社の提供するサービスではありません。
ご利用にあたってはカレレポの利用規約を確認し、お客様の判断の下でご利用ください。

gamba!はGoogleカレンダー連携できます

最後に、少しだけ弊社の日報アプリgamba!(ガンバ)のご紹介です。

gamba!には、Googleカレンダーのスケジュールを日報にコピーできる機能があります。
この機能を使えば、いちいち予定を日報に書き込む必要がありません。
ここではGoogleカレンダーで1日を振り返る方法を、3ステップでご紹介します。

1)日報にスケジュールを貼り付ける

日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達したなかで、1日を思い出しながら書くのは地味に大変です。
でもGoogleカレンダーのスケジュールを引用すれば、簡単に振り返ることができます。

gamba!ならGoogleカレンダーと同期できるので、クリック1発でカンタンに貼り付け!

1_営業部_-_gamba_

2)スケジュールと結果を照らし合わせる

スケジュールに対してどんな行動をし、どんな結果に至ったのかを記入します。

ルーティンワークは「完了」とだけ記入するだけでOK。
訪問営業をした場合などは、詳細を記入するだけでカンタンに日報が書けます。

すべての投稿_-_gamba_ 

 

Googleカレンダーと日報アプリで振り返りをしよう

ぜひ、Googleカレンダーと日報の組み合わせで、毎日の振り返りをしてみましょう。
スケジュール管理が上手にできれば、仕事の生産性やクオリティが上がります。

gamba!を使えば、日報のためにわざわざ会社に戻る必要はありません。
外出先や移動中にコメント返したり、急ぎの連絡はチャットでやりとりすれば、仕事の能率がグッとあがります。

いまなら15日間無料のトライアルを実施中  

日報もアプリでスマートに管理する時代。
新しい日報の形を、まずは無料で試してみてはいかがでしょうか。

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