「工数や作業時間を、種別や項目別に集計したい」というお問い合わせをいただくことが多くあります。
たとえば、一週間で、ミーティング、事務処理、移動、訪問営業など、それぞれ何時間費やしたのか
社員ごとに集計したいというものです。
ここでご紹介するのは、Googleカレンダーに”カレレポ“というサービスを組み合わせて集計する方法です。
簡単な操作で、工数を種別ごとに集計できる優れものです。ここではその手順についてご説明します。
１）Googleカレンダーにタイトルをつける
Googleカレンダーに予定を登録する際に、作業内容の名称をあらかじめ統一しましょう。
例えば
- 1時に羽山不動産に営業に行った場合➡「営業 羽山不動産」
- 5時に書類作成をした場合「事務 書類作成」
といったように、タイトルに統一名称を入力しましょう。
このルールを守らないと項目がバラバラになってしまい、うまく集計することができません。
２）カレレポで作業時間を集計する
①カレレポでGoogle認証する
カレレポトップページの「Google認証をしてください」ボタンから
Googleアカウントとの連携を許可します。
②期間や条件を選択し、出力方法を選択
ここでは項目ごとに集計して円グラフ化したいので、「表を表示」を選択します。
③「分類の設定」をクリックして分類名を設定する
業務内容を名前をつけて分類します。
④円グラフ表示をクリック
作業項目の割合が一目でわかります。
下記の場合だと、移動時間の短縮が業務効率改善のキーポイントになることがわかります。
残業時間を減らして生産性を高めるには、今の現状を詳しく計測することが大切です。
さあ、今日から働き方改革を始めましょう。
※ご注意：カレレポは弊社の提供するサービスではありません。
ご利用にあたってはカレレポの利用規約を確認し、お客様の判断の下でご利用ください。
gamba!はGoogleカレンダー連携できます
最後に、少しだけ弊社の日報アプリgamba!（ガンバ）のご紹介です。
gamba!には、Googleカレンダーのスケジュールを日報にコピーできる機能があります。
この機能を使えば、いちいち予定を日報に書き込む必要がありません。
ここではGoogleカレンダーで1日を振り返る方法を、3ステップでご紹介します。
１）日報にスケジュールを貼り付ける
日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達したなかで、1日を思い出しながら書くのは地味に大変です。
でもGoogleカレンダーのスケジュールを引用すれば、簡単に振り返ることができます。
gamba!ならGoogleカレンダーと同期できるので、クリック1発でカンタンに貼り付け！
２）スケジュールと結果を照らし合わせる
スケジュールに対してどんな行動をし、どんな結果に至ったのかを記入します。
ルーティンワークは「完了」とだけ記入するだけでOK。
訪問営業をした場合などは、詳細を記入するだけでカンタンに日報が書けます。
Googleカレンダーと日報アプリで振り返りをしよう
ぜひ、Googleカレンダーと日報の組み合わせで、毎日の振り返りをしてみましょう。
スケジュール管理が上手にできれば、仕事の生産性やクオリティが上がります。
gamba!を使えば、日報のためにわざわざ会社に戻る必要はありません。
外出先や移動中にコメント返したり、急ぎの連絡はチャットでやりとりすれば、仕事の能率がグッとあがります。
いまなら１５日間無料のトライアルを実施中
日報もアプリでスマートに管理する時代。
新しい日報の形を、まずは無料で試してみてはいかがでしょうか。
