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Googleカレンダーから工数管理をする方法

2017年6月25日

日報のはじめ方無料コンサルティングで自社に最適な日報を相談する


「工数や作業時間を種別や項目別に集計したい」というお問い合わせをいただくことが多くあります。

たとえば一週間の勤務時間のうち、「ミーティング」「事務処理」「移動」「営業」などにそれぞれ何時間費やしたのか、社員ごとに集計したいというものです。

ここでご紹介するのは、今お使いのGoogleカレンダーに"カレレポ"というサービスを組み合わせて集計する方法です。簡単な操作で、工数を種別ごとに集計できる優れものです。ここではその手順についてご説明します。

ご注意:カレレポは弊社の提供するサービスではありません。上記は参考情報であり、利用を保証するものではありません。ご利用にあたってはカレレポの利用規約を確認し、お客様の判断の下でご利用ください。

1)Googleカレンダーの予定のタイトルにルールを決める

集計作業を簡単にするために、カレンダーに予定を登録する際にルールを決めます。どんなルールかというと、作業内容の名称をあらかじめ統一しておくということ。

下の画像をご覧ください。例えば1時に羽山不動産に営業に行った場合、「営業 羽山不動産」、5時に書類作成をした場合には「事務 書類作成」といったように、タイトルに統一名称を入力しましょう。

このルールを守ってもらわないと項目がバラバラになってしまい、うまく集計することができません。

Google_カレンダー_-_2018年_1月_15日__月曜日_

2)カレレポで作業時間を集計する

①カレレポでGoogle認証する

カレレポトップページの「Google認証をしてください」ボタンからGoogleアカウントとの連携を許可します。

カレレポはこちら

1Googleカレンダーの予定をExcelやCSV形式にエクスポートする作業効率化ツール「カレレポ」

 

②期間や条件を選択し、出力方法を選択

ここでは項目ごとに集計して円グラフ化したいので、「表を表示」を選択します。

2Googleカレンダーの予定をExcelやCSV形式にエクスポートする作業効率化ツール「カレレポ」_png__1518×1316_

 

③「分類の設定」をクリックして分類名を設定する

業務内容を名前をつけて分類します。

4Googleカレンダーの予定をExcelやCSV形式にエクスポートする作業効率化ツール「カレレポ」_png__1550×524_

 

④円グラフ表示をクリック

作業項目の割合が一目でわかります。下記の場合だと、移動時間の短縮が業務効率改善のキーポイントになることがわかります。

残業時間を減らして生産性を高めるには、今の現状を詳しく計測することが大切です。さあ、今日から働き方改革を始めましょう。

6Googleカレンダーの予定をExcelやCSV形式にエクスポートする作業効率化ツール「カレレポ」

日報共有アプリgamba!はGoogleカレンダー連携できます

gamba!(ガンバ)は、Googleカレンダーのスケジュールを日報にコピーできる機能があります。この機能を使えば、いちいち予定を日報に書き込む必要がありません。ここではGoogleカレンダーで1日を振り返る方法を、3ステップでご紹介します。

1)日報にスケジュールを貼り付ける

日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達したなかで、1日を思い出しながら書くのは地味に大変です。でもGoogleカレンダーのスケジュールを引用すれば、簡単に振り返ることができます。

gamba!ならGoogleカレンダーと同期できるので、クリック1発でカンタンに貼り付け!

1_営業部_-_gamba_

2)スケジュールと結果を照らし合わせる

スケジュールに対してどんな行動をし、どんな結果に至ったのかを記入します。

ルーティンワークは「完了」とだけ記入するだけでOK。訪問営業をした場合などは、詳細を記入するだけでカンタンに日報が書けます。

すべての投稿_-_gamba_ 

Googleカレンダーと日報アプリで振り返りをしよう

ぜひ、Googleカレンダーと日報の組み合わせで、毎日の振り返りをしてみましょう。スケジュール管理が上手にできれば、仕事の生産性やクオリティが上がります。

gamba!を使えば、日報のためにわざわざ会社に戻る必要はありません。外出先や移動中にコメント返したり、急ぎの連絡はチャットでやりとりすれば、仕事の能率がグッとあがります。

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日報もアプリでスマートに管理する時代。新しい日報の形を、まずは無料で試してみてはいかがでしょうか。

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